El módulo de colaboración de la suite Onyx es ideal para lograr integrar toda tu empresa y tener toda la información centralizada.
Se acabaron las llamadas a las 10 de la noche para preguntar por el correo del proveedor.
Llamar a tu equipo de ventas para preguntar qué reuniones tienen programadas en la semana o buscar en varias USB la ficha técnica de tus productos.
Aquí tendrás colaboración con todo en un mismo lugar y visible para todos. Más que un ERP es una herramienta de trabajo en grupo.
Podrás subir cualquier tipo de archivo a la gestión
documental, como URL, excel, PDF, word, videos entre otros.
Podrás tener plantillas de
documento, como lienzos en blanco que te permitirán
luego cambiar la
información del mismo.
Podrás ampliar la información del documento, la cual luego te servirá para buscar
En Onyx los documentos se podrán vincular a cualquier otra área, como cotizaciones, compras, ventas, contabilidad o cualquier otra.
Podrás indicar quien puede o no ver los archivos que subas por medio de permisos específicos para el
documento
Es posible vincular documentos con códigos de
barras para dar cumplimento a la ley de gestión documental avanzada con trazabilidad.
Datos del documento como
usuario y fecha de creación.
Filtro entre fechas
Filtro avanzado por
nombre o tipo
Todos los módulos de Onyx tienen una gestión documental asociada, en
la cual podrás subir archivos, vínculos, registrar llamadas, vincular calendarios y correos electrónicos, generando un historial completo de la gestión con este cliente.
Fecha y hora de
creación del
documento.
Podrás ver a que contacto del cliente esta asociado este contacto.
Podrás ver
que usuario
genero el
documento
asociado
Te presentamos uno de los módulos estrella y lo podrás encontrar en prácticamente todos los modulos de OnyxSuite
✔ Podras registrar llamadas.
✔ Email.
✔ Calendario.
✔ Por supuesto documentos los cuales pueden venir de una plantilla.
✔ O ser cargados directamente desde el computador.
✔ Fecha y hora de ingreso.
✔ Tipo de documento.
✔ Asignarle código.
✔ Referencia.
✔ Darle permiso de visualización para los usuarios del sistema.
La principal ventaja de tener una gestión documental centralizada es poder ver el histórico, datos y documentos en un solo sitio, imagina que se va a realizar una compra a un proveedor y el jefe de compras cruza 4 email con el proveedor, luego se genera un PDF con el acuerdo firmado y por último se hace una orden de compra, al final cuando se recibe el artículo nos damos cuenta que no es el producto esperado además la ficha técnica de la remisión del transportista no cuadra pero el proveedor argumenta que esto fue lo pactado.
Cuando esto llega a oídos del dueño/gerente de la empresa quiere ponerse al día lo antes posible para ayudar a solucionar, sería genial encontrar un solo sitio donde se encuentren registrados los correos cruzados con el proveedor, los documentos en firmados en PDF y las personas que han intervenido en los procesos, pues eso es la gestión documental para Onyx, ¡No más llamadas de 3 horas para explicar todo lo que ha pasado!
Consulta documental en la que podrás consultar por cuentas, tipos, entre fechas o genéricamente, viendo que documentos tienes y a donde están ligados, así como su trazabilidad quién lo creó y en qué momento.
También podrás ver la gestión documental asociada a cada “submódulo” dentro de Onyx, es decir, si vas a facturas encontraras la documentación asociada solo esa factura, al mismo tiempo si estas en artículos también encontraras todos los datos asociados este artículo y así con prácticamente todos los módulos del ERP.
El calendario te permitirá llevar el control de las visitas y reuniones que realizamos, tanto propias como con tu equipo. Con la función de compartir calendario podrás ver lo que tiene agendado tu equipo, lo más importante es que está relacionado con varios módulos de Onyx, como gestión documental, clientes y reuniones. Así tendrás trazabilidad de las visitas a tus clientes.
Consulta de eventos, donde podrás filtrar entre fechas, por un cliente o por quien esté convocado a la reunión. Calendario en modo (día, semana, mes y modo “Team” donde podrás ver lo agendado pero por empleado), todo exportable 100% a excel o PDF.
El calendario te permitirá llevar el control de las visitas y reuniones
que realizamos tanto propias como tu equipo, con la función de
compartir calendario, podrás ver lo que tiene agendado de tuequipo, lo más importante es que está relacionado a varios módulos de Onyx, como gestión documental, clientes y reuniones, así tendrás además trazabilidad de las visitas a tus clientes.
Consulta de eventos, donde podrás filtrar entre fechas, por un cliente o por quien esté convocado a la reunión. Calendario en modo (dia, semana, mes y modo “Team” donde podrás ver lo agendado pero por empleado), todo exportable 100% a excel o PDF.
El calendario te permitirá llevar el control de las visitas y reuniones
que realizamos tanto propias como tu equipo, con la función de
compartir calendario, podrás ver lo que tiene agendado de tuequipo, lo más importante es que está relacionado a varios módulos de Onyx, como gestión documental, clientes y reuniones, así tendrás además trazabilidad de las visitas a tus clientes.
Consulta de eventos, donde podrás filtrar entre fechas, por un cliente o por quien esté convocado a la reunión. Calendario en modo (dia, semana, mes y modo “Team” donde podrás ver lo agendado pero por empleado), todo exportable 100% a excel o PDF.
El calendario te permitirá llevar el control de las visitas y reuniones
que realizamos tanto propias como tu equipo, con la función de
compartir calendario, podrás ver lo que tiene agendado de tuequipo, lo más importante es que está relacionado a varios módulos de Onyx, como gestión documental, clientes y reuniones, así tendrás además trazabilidad de las visitas a tus clientes.
Consulta de eventos, donde podrás filtrar entre fechas, por un cliente o por quien esté convocado a la reunión. Calendario en modo (dia, semana, mes y modo “Team” donde podrás ver lo agendado pero por empleado), todo exportable 100% a excel o PDF.
Podrás organizar tus tareas por tipos o carpeta
Podrás enviar un mensaje a cualquier miembro de la organización y asociarlo a un cliente, factura, cotización proveedor, etc.
Podrás Ver las tareas pendientes por fecha
Cada mensaje se puede relacionar a un cliente, o a una cotización, factura de
venta, o cualquier otra entidad dentro de Onyx
Fecha del mensaje, puedes poner recordatorios para que te lleguen en una fecha
especifica
Contenido del
mensaje
Cada uno de los mensajes
puede tener gestión documental relacionado con cualquier tipo de archivo.
Con el libro de visitas podrás registrar las personas que entran y salen de tu edificio, garantizando la seguridad y sobre todo el resguardo de la información evitando papelería innecesaria, las personas que ingresan además podrán firmar dentro de la app diseñada para teléfonos móviles y tabletas, que además se puede imprimir en etiqueta o carne para que el usuario pueda llevarla en su visita por el establecimiento.
Gestiona tus tareas pendientes y mensajería interna por medio de Onyx, podrás enviarla a un compañero o a ti mismo y podrás configurar la fecha como un recordatorio en un mensaje enviado de ti para ti con fecha en 2 meses, ejemplo “recordar llamar a Cliente productuoso y dar seguimiento”, como siempre la mayor ventaja es que no serán tareas “apartadas” si no tareas ligadas a los diferentes módulos del ERP así como notas compartidas con tus compañeros de trabajo, donde podrán cruzar información y luego vincularla a casi todos los módulos, ejemplo tareas relacionadas a una compra, a una cotización, proyecto o un cliente, quedando todo en la trazabilidad del sistema.
Filtro entre fechas
Filtro avanzado por
nombre o tipo
Todos los módulos de Onyx tienen una gestión documental asociada, en
la cual podrás subir archivos, vínculos, registrar llamadas, vincular calendarios y correos electrónicos, generando un historial completo de la gestión con este cliente.
Fecha y hora de
creación del
documento.
Podrás ver a que contacto del cliente esta asociado este contacto.
Podrás ver
que usuario
genero el
documento
asociado
Filtro entre fechas
Filtro avanzado por
nombre o tipo
Todos los módulos de Onyx tienen una gestión documental asociada, en
la cual podrás subir archivos, vínculos, registrar llamadas, vincular calendarios y correos electrónicos, generando un historial completo de la gestión con este cliente.
Fecha y hora de
creación del
documento.
Podrás ver a que contacto del cliente esta asociado este contacto.
Podrás ver
que usuario
genero el
documento
asociado
Filtro entre fechas
Filtro avanzado por
nombre o tipo
Todos los módulos de Onyx tienen una gestión documental asociada, en
la cual podrás subir archivos, vínculos, registrar llamadas, vincular calendarios y correos electrónicos, generando un historial completo de la gestión con este cliente.
Fecha y hora de
creación del
documento.
Podrás ver a que contacto del cliente esta asociado este contacto.
Podrás ver
que usuario
genero el
documento
asociado
Con el libro de visitas podrás registrar las personas que entran y salen de tu edificio, garantizando la seguridad y sobre todo el resguardo de la información. Evitando papelería innecesaria, las personas que ingresan además podrán firmar dentro de la app diseñada para teléfonos móviles y tabletas, que además se puede imprimir en etiqueta o carnet para que el usuario pueda llevarla en su visita por el establecimiento.
Con el libro de visitas podrás registrar las personas que entran y salen de tu edificio, garantizando la seguridad y sobre todo el resguardo de la información evitando papelería innecesaria, las personas que ingresan además podrán firmar dentro de la app diseñada para teléfonos móviles y tabletas, que además se puede imprimir en etiqueta o carne para que el usuario pueda llevarla en
su visita por el establecimiento.
Etiqueta o carne para entregar al usuario en su paseo por la planta, consulta entre fechas, por empresa, por usuario y tipo, todo exportable 100% a excel o PDF.
Actualmente existen muchos softwares pequeños enfocados en solucionar un solo problema, por ejemplo facturación electrónica o los PDF y archivos de la empresa con drive o control de clientes con CRM, un ERP es la unión de todos estos sistemas, en un solo sitio, tendrás un solo proveedor que entienda tu negocio y que soluciona el 100% de tus necesidades.
Dependiendo si está 100% en la nube o instalado en tu computador, la experiencia puede ser diferente, pero en cualquiera de los casos contar con KAPEILATAM para entender tu empresa y tus necesidades, es la clave para lograr con éxito la planificación y automatización de los recursos de tu empresa. Cuando inicias con un nuevo sistema es normal mejorar algunos procesos y como todo cambio puede ser un reto, pero teniendo claro el objetivo de mejora continua, se puede llevar al 100% el proyecto.
Lo que se no se mide no se puede controlar, la diferencia entre usar un ERP para controlar la gestión financiera y solo usar la contabilidad, es que contablemente sólo tendrás datos en tiempo vencido, es decir, lo que ya pasó y no se puede mejorar, con un ERP podras obtener información en tiempo real de cuentas por cobrar, cuentas por pagar, flujo de caja, atrasos en pagos, además podras ver la información directamente en el ERP o conectarlo a tableros de información de negocio como PowerBI.
Cuanto más crece tu empresa, más eficiente necesitas ser, es por esto que no te puedes permitir seguir llevando tus clientes en excel, tus ventas en un pequeño facturador, y tus compras directamente desde tu email personal, un buen ERP te ayuda a controlar toda la empresa y tomar mejores decisiones basados en información real.
